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Simulacion3 - Tercerización (outsourcing)

Una empresa de distribución multinivel de artefactos eléctricos, Multiartefactos C.A., consta de 30 empleados y una red de 1500 vendedores independientes en todo el país (algunos se dedican a vender exclusivamente para nuestra empresa, sin embargo la mayoría lo hace en ratos libres para redondear ingresos, lo que popularmente se llama "matar tigres"). 

El sistema de control de ventas y Cobranzas (SCVC) es el corazón de Multiartefactos ya que cuando uno de los vendedores emite una orden de compra, la envía al departamento de transcripción de datos quien la ingresa al sistema. Luego la orden es revisada por el departamento de control de crédito (casi todas las compras son a crédito con domiciliación bancaria). Una vez aprobada, el departamento de despacho envía el pedido por Courrier, y luego el departamento de Cobranzas (con 10 personas) se encarga de enviar los débitos a los bancos y de llamar a los morosos, cuando el cobro no pasa. El sistema es mantenido por el jefe de sistemas y dos programadores empleados por la empresa.

Esta empresa tiene 4 servidores: Uno para las aplicaciones administrativas (en particular el sistema de control de ventas y cobranzas), otro para el correo, otro para su sitio web (Internet, Extranet con los vendedores), y otro para el manejo de los dominios o dns). También tiene dos técnicos en computación (Johnatan y Yelitza) que mantienen y administran los servidores, las redes, los computadores del personal (frecuentemente tienen virus, presentan fallas o se les tranca el correo), y ayudan a preparar reportes y presentaciones de ventas. Antiguamente había un solo empleado, pero bastaba que este faltara para que todo fallara (ley de Murphy) y las otras personas de computación son expertos en programación pero no en redes o computadores.

El gerente de administración de la empresa es el encargado de Recursos humanos, de todos los servicios generales y entre ellos, los de computación.

El presidente de la empresa se pregunta si está manejando apropiadamente los recursos de computación. A cada rato, le llegan con un requerimiento de cambio de servidor por falta de capacidad u obsolecencia. El personal se queja que los sistemas están muy lentos o que las máquinas se congelan.También se quejan que los correos que envían caen muy frecuentemente en la cesta de "spam". Cada vez que hay algún cambio en la empresa (y la empresa es muy creativa en eso de introducir cambios), el cambio en el sistema tarda meses en realizarse. Los cierres mensuales se hacen los días viernes al final de la tarde y se deja el sistema "corriendo" todo el fin de semana. Si la luz se va por más de 1 hora los UPS no aguantan y el proceso se tiene que reiniciar. Una de las explicaciones que le dan, es que las máquinas están saturadas y hay muchos datos en los sistemas y por eso cada vez tardan más. Nunca tiene los resultados de ventas y financieros por parte del departamento de sistemas. 

Ante la duda y sus pocos conocimientos de computación, el presidente ha contratado a un asesor externo, un fanático de las aplicaciones en Internet y del Outsource. Ha pasado más de un mes entrevistando a todo el personal y buscando empresas que puedan ofrecer servicios. En el informe escrito que el asesor ha adelantado, está recomendando la compra de un sistema que funciona por Internet (en la modalidad de Software como servicio - SaaS - Software As a Service). También ha recomendado la utilización del servicio externo de Google Apps para el manejo de correos y la contratación de una empresa que da servicios de reparación y mantenimiento de computadores con un tiempo de respuesta garantizado de 4 horas hábiles (Durante esas 4 horas se dispondría de un laptop portatil que puede ser usado por cualquiera a quien le esté fallando su computador)
Se va a llevar a cabo una reunión para discutir las recomendaciones del asesor. Las personas presentes son:
  • El asesor, quien quiere que todas sus recomendaciones sean aceptadas
  • El gerente de administración, quien está de acuerdo con la tercerización del mantenimiento de computadores y del correo siempre y cuando represente ahorros, pero no del sistema, ya que le da miedo perder el control del mismo y no poder adaptarlo
  • El jefe de sistemas, quien no quiere desprenderse de su personal y más bien quiere emprender un proyecto de renovación del SCVC
  • El gerente de ventas, principal usuario del sistema, quien está enamorado del nuevo sistema pero que no quiere que salgan del servicio de equipos de computación. (Se rumora que tiene una relación muy especial con una de estas personas: Yelitza)
  • El presidente de la empresa será representado por todo el resto del salón

Resultados de la simulación

En los links de subpáginas más abajo, se muestran las indicaciones dadas para cada grupo.
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Hernan Rosas,
21 mar. 2010 9:05
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Hernan Rosas,
23 mar. 2010 4:50
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Hernan Rosas,
21 mar. 2010 8:49
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